Termini e condizioni

1. Definizioni

• «Equvela» o «Fornitore»: Equvela, che fornisce il Servizio. Contatti: hello@equvela.com.
• «Cliente»: la società, l’ente o il professionista per conto del quale i Termini sono accettati e che attiva uno Spazio aziendale.
• «Servizio»: la piattaforma software Equvela, erogata via internet agli indirizzi equvela.com e app.equvela.com, con le funzioni previste dal Piano del Cliente.
• «Spazio aziendale»: l’ambiente del Servizio riservato al Cliente.
• «Owner»: la persona che attiva lo Spazio aziendale, o a cui il Cliente attribuisce questo ruolo, e che rappresenta il Cliente verso Equvela nell’uso del Servizio.
• «Utenti»: le persone che il Cliente autorizza a lavorare nello Spazio aziendale (owner, admin, finance e gli altri ruoli del team).
• «Partecipanti»: dipendenti, collaboratori e amministratori del Cliente che, su invito del Cliente, consultano nel proprio portale le assegnazioni e i documenti che li riguardano.
• «Dati del Cliente»: i dati, i documenti e i contenuti caricati o generati nello Spazio aziendale dal Cliente, dagli Utenti e dai Partecipanti.
• «Listino»: i Piani, i limiti e i prezzi pubblicati alla pagina equvela.com/prezzi.
• «Piano»: il livello di Servizio scelto dal Cliente, con i limiti e i corrispettivi previsti dal Listino o dall’Ordine.
• «Ordine»: la scelta di un Piano confermata dal Cliente nel Servizio o nella pagina di pagamento, oppure l’offerta scritta di Equvela accettata dal Cliente.
• «Prova gratuita»: il periodo iniziale di uso gratuito del Servizio descritto all’articolo 5.
• «Termini»: questo documento e il suo Allegato A.

2. Oggetto e destinatari

2.1 Equvela concede al Cliente, per la durata del contratto, il diritto non esclusivo e non trasferibile di accedere al Servizio e di usarlo per la propria attività, nei limiti del Piano e di questi Termini.

2.2 Il Servizio è destinato soltanto a chi agisce nell’esercizio della propria attività imprenditoriale o professionale. Il Cliente dichiara di non essere un consumatore: le norme a tutela dei consumatori non si applicano.

2.3 I Partecipanti usano il portale su invito del Cliente e nell’ambito del rapporto che li lega al Cliente: non sono parti di questo contratto. Il Cliente risponde verso Equvela dell’uso del Servizio da parte di Utenti e Partecipanti.

3. Conclusione del contratto

3.1 Il contratto si conclude quando chi si registra compila il modulo, accetta i Termini selezionando la casella prevista e invia la richiesta. Equvela conferma la registrazione con un’email all’indirizzo indicato.

3.2 Chi accetta i Termini dichiara di avere i poteri per impegnare il Cliente. In mancanza risponde in proprio degli obblighi assunti.

3.3 Equvela registra la versione dei Termini accettata, la data e l’ora, l’account e i dati tecnici della richiesta. La versione in vigore è sempre consultabile, stampabile e salvabile alla pagina equvela.com/termini; le versioni precedenti sono disponibili su richiesta.

3.4 Poiché nessuna delle parti è un consumatore, le parti convengono che non si applicano l’articolo 12, comma 1, e l’articolo 13, comma 2, del decreto legislativo 9 aprile 2003, n. 70.

3.5 Il contratto può essere concluso in italiano o in inglese.

3.6 Al primo accesso allo Spazio aziendale l’Owner approva in modo specifico le clausole elencate all’articolo 25.5 con una firma elettronica: inserisce il codice monouso che Equvela invia al suo indirizzo email. Lo stesso avviene quando una nuova versione dei Termini richiede una nuova approvazione.

4. Account, utenti e sicurezza

4.1 Il Cliente fornisce informazioni vere, complete e aggiornate, su di sé e sugli Utenti.

4.2 Le credenziali sono personali. Ogni Utente usa il proprio account e non lo condivide con altri.

4.3 Il Cliente decide chi invitare e con quale ruolo, e revoca senza ritardo l’accesso a chi non deve più averlo.

4.4 Il Cliente avvisa subito Equvela, scrivendo a hello@equvela.com, se sospetta un accesso non autorizzato o la perdita di credenziali.

4.5 Le attività svolte con gli account degli Utenti e dei Partecipanti si considerano svolte dal Cliente, salvo che dipendano da una violazione degli obblighi di sicurezza di Equvela.

5. Prova gratuita

5.1 Il Cliente può provare il Servizio gratuitamente per 15 giorni, senza indicare un metodo di pagamento. Durante la Prova gratuita alcune funzioni, tra cui gli inviti e l’accettazione elettronica dei documenti, restano bloccate fino all’attivazione di un Piano. Equvela può prolungare la Prova gratuita.

5.2 Ogni Cliente ha diritto a una sola Prova gratuita, salvo diverso accordo con Equvela.

5.3 Alla scadenza della Prova gratuita, se il Cliente non attiva un Piano, lo Spazio aziendale viene chiuso. I Dati del Cliente restano conservati per 90 giorni, durante i quali il Cliente può attivare un Piano e ritrovarli; trascorso questo termine Equvela può eliminarli in via definitiva, dopo avere avvisato l’Owner via email.

5.4 Durante la Prova gratuita il Servizio è fornito gratuitamente e nello stato in cui si trova: si applica l’articolo 16.5.

6. Piani, corrispettivi e pagamenti

6.1 I Piani, i loro limiti (persone con equity, numero di piani di incentivazione, funzioni incluse) e i prezzi sono quelli del Listino in vigore alla data dell’Ordine, oppure quelli dell’offerta scritta accettata dal Cliente. I prezzi sono in euro, al netto dell’IVA e di ogni altra imposta.

6.2 Il corrispettivo è annuale e si paga in anticipo. Dove il Listino lo prevede, il Cliente può pagarlo in rate mensili anticipate, al prezzo mensile indicato: il pagamento mensile è una modalità di pagamento e non riduce la durata del contratto prevista all’articolo 7.

6.3 Se le persone con equity superano la soglia del Piano, il Cliente paga per ciascuna persona in più il supplemento indicato nel Listino. Il numero di persone e il supplemento in corso sono mostrati nella pagina Billing dello Spazio aziendale.

6.4 I pagamenti sono gestiti da Stripe, con carta o addebito diretto SEPA. Equvela non conserva i dati completi degli strumenti di pagamento. Il Cliente indica dati di fatturazione corretti e li tiene aggiornati; Equvela emette fattura secondo la normativa applicabile.

6.5 Equvela può modificare i corrispettivi con effetto dal rinnovo successivo, comunicandolo all’Owner via email almeno 30 giorni prima della scadenza del periodo in corso. Il Cliente che non accetta la modifica può disdire il rinnovo secondo l’articolo 7.3.

6.6 In caso di ritardo nel pagamento sono dovuti, senza necessità di messa in mora, gli interessi previsti dal decreto legislativo 9 ottobre 2002, n. 231. Se il pagamento non arriva entro 15 giorni dal sollecito inviato all’Owner, Equvela può sospendere l’accesso al Servizio fino al saldo; i corrispettivi restano dovuti anche per il periodo di sospensione.

6.7 I codici promozionali valgono alle condizioni indicate quando vengono offerti e non sono cumulabili, salvo diversa indicazione.

7. Durata, rinnovo e disdetta

7.1 Il contratto decorre dall’accettazione dei Termini. Con l’attivazione di un Piano a pagamento inizia un periodo di 12 mesi, o il periodo più lungo indicato nell’Ordine, anche quando il corrispettivo è pagato in rate mensili.

7.2 Alla scadenza il contratto si rinnova automaticamente per periodi successivi di 12 mesi, salvo disdetta.

7.3 Il Cliente può disdire il rinnovo in qualsiasi momento fino al giorno di scadenza, dalla pagina Billing quando la funzione è disponibile oppure scrivendo a hello@equvela.com dall’indirizzo di un Owner. La disdetta ha effetto alla scadenza del periodo in corso: fino a quella data il Servizio resta disponibile e i corrispettivi del periodo, comprese le rate mensili non ancora scadute, restano dovuti.

7.4 Equvela può disdire il rinnovo comunicandolo all’Owner via email almeno 60 giorni prima della scadenza.

7.5 Se un rinnovo viene addebitato nonostante una disdetta ricevuta in tempo, Equvela rimborsa l’importo addebitato.

7.6 Il Cliente può passare in qualsiasi momento a un Piano superiore: paga la differenza in proporzione al periodo che resta e la scadenza non cambia. Il passaggio a un Piano inferiore o a un’altra cadenza di pagamento si chiede a Equvela e, salvo diverso accordo, ha effetto dal rinnovo.

8. Obblighi del Cliente e uso consentito

8.1 Il Cliente, gli Utenti e i Partecipanti non possono:

• usare il Servizio per scopi illeciti o in violazione di diritti di terzi;
• copiare, modificare, decompilare o ricostruire il codice del Servizio, salvo i casi in cui la legge lo consente senza possibilità di deroga;
• rivendere, concedere in sublicenza o mettere il Servizio a disposizione di terzi estranei alla propria organizzazione, salvo i propri consulenti che agiscono per conto del Cliente;
• aggirare le misure di sicurezza o i limiti del Piano;
• accedere al Servizio con strumenti automatici diversi dalle interfacce che Equvela mette a disposizione;
• eseguire test di carico o di vulnerabilità senza il consenso scritto di Equvela;
• caricare codice dannoso o contenuti illeciti;
• usare il Servizio per realizzare un prodotto concorrente.

8.2 Il Cliente è responsabile dei Dati del Cliente: della loro correttezza, della loro liceità e del diritto di caricarli nel Servizio.

8.3 Il Cliente conserva copia dei documenti e dei dati che ha l’obbligo di conservare: il Servizio non sostituisce i libri sociali, le scritture contabili e gli altri registri obbligatori.

9. Natura del servizio: nessuna consulenza

9.1 Equvela è uno strumento software. I modelli di documento (regolamento del piano, delibera, lettere e simili), i calcoli (maturazione, diluizione, valore delle opzioni, fair value, costi contabili, oneri fiscali e contributivi), le simulazioni, le scadenze e i report sono un supporto operativo: non costituiscono consulenza legale, fiscale, contabile, giuslavoristica o finanziaria, né una raccomandazione di investimento.

9.2 I modelli hanno carattere generale e sono predisposti con riferimento al diritto italiano in vigore alla data indicata nel Servizio. Prima di usarli il Cliente li verifica e li adatta al proprio caso con i propri consulenti. Il Cliente resta il solo responsabile del contenuto dei documenti che adotta, della loro validità, delle delibere societarie, delle comunicazioni ai Partecipanti e degli adempimenti fiscali, contributivi e contabili.

9.3 I risultati dipendono dai dati e dai parametri inseriti dal Cliente. Valori, scenari e simulazioni sono stime e non garantiscono un risultato futuro.

9.4 Equvela non è parte dei piani di incentivazione né dei rapporti tra il Cliente e i Partecipanti, non custodisce strumenti finanziari e non esegue operazioni sul capitale del Cliente.

10. Funzioni di intelligenza artificiale

10.1 Alcune funzioni usano modelli di intelligenza artificiale di fornitori terzi. Ciò che producono può essere inesatto o incompleto: una persona autorizzata dal Cliente lo controlla prima di usarlo.

10.2 Il Cliente può collegare ai propri dati, in sola lettura, un assistente di intelligenza artificiale di sua scelta. Il collegamento è attivato e revocato dal Cliente; il fornitore dell’assistente tratta i dati che riceve secondo i propri termini e sotto la responsabilità del Cliente.

10.3 Equvela non usa i Dati del Cliente per addestrare modelli di intelligenza artificiale.

11. Accettazione elettronica dei documenti

11.1 Se il Cliente attiva la funzione, i Partecipanti possono accettare nel portale i documenti che il Cliente pubblica per loro. Il processo realizza una firma elettronica semplice ai sensi del Regolamento (UE) n. 910/2014, accompagnata dalle evidenze raccolte dal Servizio. Non è una firma elettronica avanzata, qualificata o digitale.

11.2 Spetta al Cliente valutare se questa forma è adeguata al documento e a quanto previsto dalla legge, dallo statuto e dal regolamento del piano. In alternativa il Cliente può far firmare i documenti fuori dal Servizio e caricarli.

11.3 La verifica online dei documenti accettati funziona finché i relativi dati sono conservati nel Servizio. Il Cliente conserva i documenti accettati e le attestazioni.

12. Proprietà intellettuale e dati del Cliente

12.1 Il Servizio, il software, le interfacce, i marchi e i modelli di documento sono e restano di Equvela o dei suoi licenzianti. Il Cliente riceve soltanto il diritto d’uso previsto all’articolo 2.

12.2 I documenti che il Cliente genera con il Servizio per i propri piani sono del Cliente, che può usarli, modificarli e conservarli anche dopo la fine del contratto. Il Cliente non può distribuire i modelli a terzi come modelli.

12.3 I Dati del Cliente sono e restano del Cliente. Equvela li usa soltanto per erogare il Servizio, prestare assistenza, garantire la sicurezza e adempiere a obblighi di legge.

12.4 Equvela può elaborare dati aggregati e anonimi sull’uso del Servizio per misurarlo e migliorarlo.

12.5 Equvela può usare liberamente i suggerimenti che il Cliente le invia sul Servizio.

12.6 Equvela cita il Cliente tra i propri clienti soltanto con il suo consenso.

13. Riservatezza

13.1 Ciascuna parte mantiene riservate le informazioni non pubbliche dell’altra di cui viene a conoscenza per effetto del contratto, le usa soltanto per eseguirlo e le comunica soltanto a dipendenti, consulenti e fornitori tenuti a un obbligo di riservatezza equivalente.

13.2 L’obbligo non riguarda le informazioni già pubbliche, quelle già note a chi le riceve, quelle ricevute lecitamente da terzi e quelle che devono essere comunicate per legge o per ordine di un’autorità.

13.3 L’obbligo dura per tutto il contratto e per i cinque anni successivi alla sua cessazione.

14. Protezione dei dati personali

14.1 Per i dati personali contenuti nei Dati del Cliente il Cliente è titolare del trattamento ed Equvela è responsabile del trattamento ai sensi dell’articolo 28 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR). Il trattamento è regolato dall’Allegato A, che fa parte dei Termini.

14.2 Per i dati degli Utenti che servono a gestire gli account, il contratto, la fatturazione, l’assistenza e la sicurezza Equvela è titolare autonomo del trattamento, secondo l’informativa pubblicata alla pagina equvela.com/privacy.

14.3 Il Cliente garantisce di avere una base giuridica per trattare i dati dei Partecipanti nel Servizio e di averli informati.

15. Disponibilità, assistenza e modifiche del servizio

15.1 Equvela eroga il Servizio con diligenza professionale e lavora perché sia disponibile con continuità. Salvo diverso accordo scritto non garantisce una percentuale minima di disponibilità. Dove possibile gli interventi di manutenzione programmata sono annunciati in anticipo.

15.2 L’assistenza è prestata in italiano e in inglese, nei giorni lavorativi, scrivendo a hello@equvela.com o dal modulo disponibile nel Servizio.

15.3 Equvela può aggiornare il Servizio, modificarne le funzioni e sospenderlo per il tempo necessario a interventi di manutenzione o di sicurezza. Se elimina una funzione essenziale di un Piano a pagamento, con un pregiudizio rilevante per il Cliente, il Cliente può recedere entro 30 giorni dalla modifica e ottiene il rimborso dei corrispettivi già pagati per il periodo non goduto.

15.4 Le funzioni presentate come anteprima o beta sono fornite nello stato in cui si trovano e possono essere modificate o ritirate.

16. Garanzie e limitazione di responsabilità

16.1 Equvela garantisce che eroga il Servizio con diligenza professionale e in sostanziale conformità alla descrizione pubblicata. Non presta garanzie ulteriori, espresse o implicite, comprese quelle di idoneità a uno scopo particolare e di assenza di errori o interruzioni.

16.2 Nei limiti consentiti dalla legge, Equvela non risponde dei danni indiretti, del mancato guadagno, della perdita di opportunità e del danno all’immagine, né dei danni che derivano da: Dati del Cliente inesatti o incompleti; uso di documenti, calcoli e simulazioni senza la verifica prevista all’articolo 9; servizi di terzi non scelti da Equvela, compresi la connessione a internet e gli assistenti di intelligenza artificiale collegati dal Cliente; eventi di forza maggiore.

16.3 In ogni caso la responsabilità complessiva di Equvela per tutti gli eventi di uno stesso anno contrattuale non supera i corrispettivi pagati dal Cliente per il Servizio nei 12 mesi precedenti il primo evento.

16.4 Le limitazioni di questo articolo non si applicano in caso di dolo o colpa grave e negli altri casi in cui la legge non consente di escludere o limitare la responsabilità.

16.5 Durante la Prova gratuita, poiché il Servizio è gratuito, Equvela risponde soltanto in caso di dolo o colpa grave.

17. Manleva

17.1 Il Cliente tiene Equvela indenne da pretese di terzi, compresi i Partecipanti e le autorità, che derivano dai Dati del Cliente, dai piani e dai documenti adottati dal Cliente o da un uso del Servizio contrario ai Termini o alla legge.

17.2 Equvela tiene il Cliente indenne da pretese di terzi secondo cui il Servizio, usato in conformità ai Termini, viola i loro diritti di proprietà intellettuale, nei limiti dell’articolo 16.3.

17.3 La parte che riceve la pretesa informa subito l’altra, le lascia la gestione della difesa e collabora.

18. Sospensione e risoluzione

18.1 Equvela può sospendere l’accesso al Servizio, avvisando l’Owner in anticipo quando è possibile, nei casi previsti all’articolo 6.6, in caso di violazione dell’articolo 8.1, di rischio per la sicurezza del Servizio o dei dati e su ordine di un’autorità. L’accesso riprende quando la causa è cessata.

18.2 Ai sensi dell’articolo 1456 del codice civile Equvela può risolvere il contratto con comunicazione scritta all’Owner se: il pagamento non arriva entro 30 giorni dal sollecito; il Cliente viola l’articolo 8.1, l’articolo 12.1 o l’articolo 13.

18.3 Ciascuna parte può risolvere il contratto se l’altra non rimedia a un inadempimento grave entro 30 giorni dalla diffida scritta.

18.4 Se il contratto si risolve per inadempimento del Cliente, i corrispettivi del periodo in corso restano dovuti. Se si risolve per inadempimento di Equvela, il Cliente ottiene il rimborso dei corrispettivi già pagati per il periodo non goduto.

19. Effetti della cessazione

19.1 Alla cessazione del contratto, per qualsiasi causa, termina l’accesso al Servizio di Utenti e Partecipanti.

19.2 Nei 30 giorni successivi alla cessazione Equvela mette a disposizione dell’Owner, su sua richiesta, l’esportazione dei Dati del Cliente nei formati disponibili nel Servizio.

19.3 Trascorso questo termine Equvela elimina i Dati del Cliente entro i 30 giorni successivi. Le copie di sicurezza vengono sovrascritte secondo il loro ciclo ordinario. Restano conservati soltanto i dati che la legge impone di conservare e quelli necessari a far valere o difendere un diritto.

19.4 Spetta al Cliente informare i Partecipanti della cessazione e indicare loro come consultare i documenti ed esercitare i diritti che derivano dai piani.

19.5 Restano efficaci dopo la cessazione gli articoli 9, 12, 13, 16, 17, 19, 24 e 25.

20. Modifiche ai Termini

20.1 Equvela può modificare i Termini per adeguarli a nuove norme o a provvedimenti delle autorità, a nuove funzioni del Servizio, a esigenze di sicurezza oppure a ragioni organizzative o economiche. Comunica la modifica all’Owner via email, e nel Servizio, almeno 30 giorni prima che abbia effetto.

20.2 Il Cliente che non accetta la modifica può recedere dal contratto prima della data in cui ha effetto, scrivendo a Equvela, e ottiene il rimborso dei corrispettivi già pagati per il periodo non goduto. In mancanza di recesso la modifica si intende accettata. Equvela può chiedere all’Owner di accettare la nuova versione in modo espresso al primo accesso.

20.3 Le modifiche che non incidono sui diritti e sugli obblighi del Cliente, come le correzioni del testo e l’aggiornamento dei recapiti, hanno effetto dalla pubblicazione.

21. Comunicazioni

21.1 Equvela invia le comunicazioni relative al contratto all’indirizzo email dell’Owner. Il Cliente scrive a hello@equvela.com.

21.2 Il Cliente tiene aggiornato l’indirizzo dell’Owner: le comunicazioni inviate all’ultimo indirizzo indicato si considerano ricevute.

22. Cessione del contratto

22.1 Il Cliente non può cedere il contratto senza il consenso scritto di Equvela.

22.2 Equvela può cedere il contratto a una società che controlla, da cui è controllata o che è soggetta a comune controllo, e a chi subentra nell’azienda o nel ramo d’azienda a cui appartiene il Servizio. Il Cliente presta fin d’ora il proprio consenso ai sensi dell’articolo 1407 del codice civile. Equvela comunica la cessione all’Owner; i diritti del Cliente restano invariati.

23. Forza maggiore

23.1 Nessuna parte risponde del ritardo o del mancato adempimento dovuto a eventi fuori dal suo ragionevole controllo, come guasti delle reti o dei fornitori di infrastruttura, attacchi informatici non evitabili con misure adeguate, provvedimenti delle autorità, calamità e scioperi. L’obbligo di pagare i corrispettivi già scaduti resta fermo.

23.2 Se l’evento dura più di 60 giorni ciascuna parte può recedere dal contratto.

24. Legge applicabile e foro competente

24.1 Il contratto è regolato dalla legge italiana.

24.2 Per ogni controversia relativa al contratto, comprese quelle sulla sua validità, interpretazione, esecuzione e risoluzione, è competente in via esclusiva il Foro di Milano.

25. Disposizioni finali

25.1 I Termini, l’Ordine e l’eventuale offerta scritta accettata dal Cliente sono l’intero accordo tra le parti sul Servizio. Se sono in contrasto prevalgono l’Ordine e l’offerta scritta.

25.2 Se una clausola è nulla o inefficace le altre restano valide.

25.3 Il fatto che una parte non faccia valere un diritto non significa che vi rinunci.

25.4 I Termini sono redatti in italiano e in inglese. In caso di differenze prevale il testo italiano.

25.5 Ai sensi degli articoli 1341 e 1342 del codice civile il Cliente approva in modo specifico, con la firma elettronica prevista all’articolo 3.6, le clausole: 5.3 (chiusura dello spazio ed eliminazione dei dati dopo la prova), 6.5 (modifica dei corrispettivi), 6.6 (sospensione per mancato pagamento), 7.2 (rinnovo automatico), 7.3 (effetti della disdetta e corrispettivi residui), 15.3 (modifiche e interruzioni del servizio), 16 (esclusione di garanzie e limitazione di responsabilità), 17.1 (manleva), 18 (sospensione e risoluzione), 20 (modifica dei termini), 22 (cessione del contratto), 24 (legge applicabile e foro esclusivo di Milano).

Allegato A — Trattamento dei dati personali

A.1 Ruoli e oggetto. Questo allegato regola, ai sensi dell’articolo 28 del GDPR, il trattamento dei dati personali contenuti nei Dati del Cliente, che Equvela svolge come responsabile per conto del Cliente, titolare. Se il Cliente tratta i dati per conto di un altro titolare, Equvela agisce come sub-responsabile e il Cliente garantisce di essere autorizzato a incaricarla.

A.2 Descrizione del trattamento. Il trattamento dura quanto il contratto, più i termini dell’articolo 19. Consiste nella conservazione, organizzazione, consultazione, elaborazione e messa a disposizione dei dati attraverso il Servizio, per gestire la cap table e i piani di incentivazione del Cliente. Riguarda dipendenti, collaboratori, amministratori e soci del Cliente e gli Utenti. Comprende dati identificativi e di contatto, ruolo e dati del rapporto di lavoro rilevanti per i piani (come le date di inizio e di cessazione), assegnazioni, maturazione, esercizi, partecipazioni, documenti e relative accettazioni. Il Cliente non carica categorie particolari di dati né dati relativi a condanne penali e reati.

A.3 Istruzioni. Equvela tratta i dati soltanto su istruzione documentata del Cliente. I Termini, la configurazione dello Spazio aziendale e l’uso delle funzioni del Servizio sono le istruzioni del Cliente. Equvela avvisa il Cliente se ritiene che un’istruzione violi la normativa.

A.4 Persone autorizzate. Accedono ai dati soltanto le persone di Equvela che ne hanno bisogno per erogare il Servizio, prestare assistenza o garantire la sicurezza. Sono vincolate alla riservatezza. Ogni accesso del personale di Equvela a uno Spazio aziendale è registrato.

A.5 Sicurezza. Equvela adotta le misure tecniche e organizzative previste dall’articolo 32 del GDPR, tra cui: cifratura dei dati in transito; separazione dei dati di ogni Spazio aziendale con regole di accesso applicate dal database; accesso con credenziali personali, con passkey dove l’Utente la attiva; ruoli con permessi distinti; registro delle operazioni rilevanti; indirizzi IP conservati soltanto come impronta crittografica.

A.6 Sub-responsabili. Il Cliente autorizza in via generale Equvela a ricorrere a sub-responsabili, vincolati a obblighi equivalenti a quelli di questo allegato. Equvela risponde del loro operato. Alla data di questa versione sono:

Equvela comunica all’Owner via email l’aggiunta o la sostituzione di un sub-responsabile almeno 30 giorni prima. Il Cliente può opporsi per motivi fondati entro 15 giorni; se le parti non trovano una soluzione il Cliente può recedere dal contratto e ottiene il rimborso dei corrispettivi già pagati per il periodo non goduto.

A.7 Trasferimenti fuori dall’Unione europea. Quando un sub-responsabile tratta i dati fuori dallo Spazio economico europeo, il trasferimento avviene sulla base di una decisione di adeguatezza o delle clausole contrattuali tipo approvate dalla Commissione europea.

A.8 Assistenza al Cliente. Equvela assiste il Cliente, tenuto conto della natura del trattamento, nel rispondere alle richieste degli interessati e nell’adempiere agli obblighi degli articoli da 32 a 36 del GDPR. Se un interessato si rivolge a Equvela, Equvela inoltra la richiesta al Cliente e non risponde nel merito.

A.9 Violazioni dei dati. Equvela informa l’Owner senza ingiustificato ritardo, e dove possibile entro 48 ore da quando ne viene a conoscenza, di ogni violazione dei dati personali trattati per conto del Cliente, con le informazioni di cui dispone per consentirgli di adempiere ai propri obblighi.

A.10 Restituzione e cancellazione. Alla cessazione del contratto Equvela restituisce e cancella i dati secondo l’articolo 19.

A.11 Verifiche. Equvela mette a disposizione del Cliente le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo allegato. Il Cliente può svolgere una verifica, non più di una volta l’anno salvo una violazione dei dati, con un preavviso di 30 giorni, a proprie spese, in orario di lavoro e con obbligo di riservatezza, senza accedere ai dati di altri clienti.

A.12 Assistenti collegati dal Cliente. Il fornitore di un assistente di intelligenza artificiale collegato dal Cliente secondo l’articolo 10.2 non è un sub-responsabile di Equvela.